Wie schon mehrfach angekündigt werden wir kein weiteres Treffen in 2019 Organisieren.
Wir hatten ja schon ein Großes Treffen 2017 mit Erfolg Organisiert und auch einige Private Treffen.
Natürlich hat es immer viel Spaß gemacht aber es ist auch sehr Zeitaufwendig daher beschränken wir uns auf die Privaten Treffen die wir schon ein paar mal hatten mit unseren Freunden aus dem Forum.
Diese wird es natürlich auch in Zukunft in Speyer wieder geben.
Aktuell laufen die Vorbereitungen für das zweite Öffentliche und von uns letzte Treffen in Speyer am Samstag den 30.06.2018.
Auch hat ein Forum Mitglied bei uns angefragt und mit unserer Einverständnis ein paar Tipps ins Kadjar Forum verlinkt.
Beim ersten Treffen sagte man uns das wir die Messlatte schon recht hoch gehängt haben.
Aus dem Grund wollen wir euch hier mal unsere Erfahrungen weitergeben für die, die daran Interesse haben und künftige Organisatoren.
Natürlich sind das nur Empfehlungen für die wir keine Gewähr übernehmen und man muss sich ja nicht daran halten.
Sicher ist das es schon einige gibt die gerne an einem Treffen Teilnehmen wollen aber so gut wie keiner ist bereit die Organisationsarbeit zu übernehmen.
Dazu gibt es verschiedene Gründe, z.B. Zeitmangel.
Daher sollte der Organisator bis zum Ende seiner Vorschläge dahinter stehen und sich die Zeit nehmen die man dazu braucht auch wenn es zu die eine oder anderen Absage kommt.
Los geht’s:
- Der Organisator sollte im besten Fall vor Ort oder in der Nähe Wohnen.
- Einiges an Privater Zeit sollte man einplanen.
- Vor dem eigentlichen Vorschlag ein Treffen zu Organisieren sollte der Organisator
einen festen Ort, Feste Termine zur Auswahl finden und diesen im Forum vorgeben wo und wann das Treffen Stattfinden soll, am besten gleich auch mit Vorschläge was man an dem Tag unternehmen kann (Rahmenprogramm).
Dies hatten wir als Bedingung vorab gesetzt um überhaupt bereit zu sein ein Treffen zu Organisieren.
Warum sollte man das so machen?
Wenn man im Forum anfangt zu Fragen
- WO Treffen wir uns?
- WAS sollen wir unternehmen?
- WANN wäre es am besten?
wird jeder eine andere Meinung haben und es wird sehr schwierig auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen.
Das haben wir auch vor unserem ersten Treffen schon (hier 2016 so aus dem Captur Forum) und anderen Foren gesehen.
Führte meistens nicht zum Erfolg oder wurde dann letztlich wieder abgesagt!
Drei Beispiele will ich hier mal verlinken, wobei ich erwähnen will das es sehr schade war das daraus nichts wurde
- Ort des Forum Treffens September 2016
Daher unser rat, wer Organisiert hat die Arbeit und gibt auch den Ton an.
Wir hatten bewusst „Captur-Forum Treffen 2017/2018 in Speyer“ als Überschriften beim Thread gewählt so waren alle Forum Mitglieder angesprochen gleich ob die in zwischen einen Kadjar oder einen Captur haben.
Uns ging es in erster Linie darum die Personen kennen zu lernen die man zuvor nur vom schreiben kennt.
Weiter konnte man gleich entnehmen wo das Treffen Stattfinden wird.
Entweder man kann und es gefällt was man vorschlagen bekommt oder halt nicht.
Jedem kann man es eh nicht recht machen aber die, die kommen werden dankbar sein.
Das sollte man zuvor schon mal Prüfen um ein Angebot im Forum vorzustellen.
- einen festen Ort vorgeben wo das Treffen Statt finden wird
- zu Prüfen wie die Parkmöglichkeiten sind.
- anfragen ob man das Treffen beim Ordnungsamt Anmelden muss das kann je nach Anzahl der Teilnehmer (Fahrzeuge) erforderlich sein z. B. bei einer Ausfahrt durch die Stadt (In der Regel ist das nicht Nötig dennoch empfehlenswert) Fragen kostet ja noch nichts. Dennoch würde ich das erst ab 15 Fahrzeuge machen.
- zu Prüfen wo ein gutes und auch im Preis annehmbare Restaurant ist die auch die Anzahl der Möglichen Teilnehmenden Personen aufnehmen kann.
- Prüfen welche Rahmenprogramme vor Ort möglich sind und diese Vorschlagen
- max. 5 festet Termine zur Auswahl bereit stellen
- wegen der Urlaubszeit sollte man den August meiden
- besten Monate sind Mai, Juni und Juli
- nicht gerade an Wochenende legen an denen ein Feiertag ist (Größere Verkehrsdichte) bei der Anfahrt der Teilnehmer von weiter her
- drauf achten wie es vor Ort für Menschen mit Behinderung ist
- Insbesondere wegen Mitglieder mit Behinderung darauf achten wie die Entfernung zwischen Parkplatz, Rahmenprogramm und Restaurant ist gegebenenfalls im Forum berichten.
- nicht zu kurze Zeit zwischen Vorschlag und Treffen Wählen bis 6 Monate vorher wäre z.B. für Speyer ratsam. Ideal den Vorschlag zu Jahreswechsel bringen so können die meisten das in die Urlaubsplanung mit einplanen
- max. 3 Rahmenprogramme zur Auswahl stellen
- Es ist immer besser wenn keine Vorkasse notwendig ist
- einen festen Termin nennen bis wann feststehen soll wann der Tag für das Treffen sein soll
-dazu z.B. eine Doodle Liste erstellen
- Einen festen Termin nennen wann Anmeldeschuss ist um am Treffen Teilnehmen zu können um zu einem Ende zu kommen und die Organisation abschließen zu kommen
- Ein geplanten Tagesablauf ins Forum Einstellen
- Ideal noch ein paar Bilder was einem vor Ort erwartet
Natürlich ist das sehr viel Arbeit und sehr Zeitintensiv aber die Wahrscheinlichkeit das viele kommen ist gegeben, insbesondere wenn es Regionale Treffen sind.
Je mehr Zusagen man bekommet desto großer ist auch die Wahrscheinlichkeit das auch Mitglieder von weiter her Interesse zeigen daran Teilzunehmen.
Wie schon oben berichtet sind das nur Empfehlungen auf welche Art wir das gemacht hatten.
So das war´s von unserer Seite aus und wir wünschen viel Erfolg beim Organisieren für 2019
Untern sollten die Tags zu den Treffen sein.
